Tư vấn mua sắm thiết bị, sản phẩm thông minh thường bắt đầu từ một câu hỏi rất đơn giản: văn phòng đang thiếu điều gì nhất? Chúng tôi từng làm việc với một công ty vừa chuyển sang không gian mới. Họ muốn làm mới toàn bộ thiết bị ngay khi dọn về, nhưng đứng trước hàng loạt lựa chọn thì không biết nên bắt đầu từ đâu.
Việc đầu tiên chúng tôi làm là ngồi lại cùng họ. Cả nhóm cùng liệt kê từng khó khăn hằng ngày của nhân viên, từ chuyện chờ máy in đến việc họp từ xa bị rớt tiếng. Chỉ khi danh sách vấn đề đã rõ ràng, danh sách mua sắm mới thật sự có định hướng. Theo chúng tôi, bước này tuy đơn giản nhưng quyết định phần lớn hiệu quả của khoản đầu tư về sau.
Vì sao doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến văn phòng thông minh
Với nhiều doanh nghiệp, lý do chuyển sang văn phòng thông minh thường nằm ở hai bài toán: không gian và hiệu suất. Diện tích thuê ở các thành phố lớn ngày càng đắt đỏ. Vì vậy, mỗi mét vuông cần phục vụ được nhiều việc hơn.
Thiết bị thông minh giúp điều đó trở nên khả thi. Một phòng họp có thể phục vụ nhiều nhóm khác nhau nhờ đặt lịch và kết nối nhanh. Tài liệu không còn chất đầy trên bàn. Nhân viên cũng bớt phải chờ đợi những thao tác thủ công vốn chỉ tốn thời gian mà không tạo thêm giá trị nào.
Bên cạnh đó, cách làm việc từ xa đã làm thay đổi cách doanh nghiệp nhìn nhận thiết bị. Khi mô hình kết hợp giữa văn phòng và làm việc tại nhà trở nên phổ biến, những công cụ giúp nhân viên kết nối liền mạch dù đang ở đâu gần như trở thành hạ tầng cần thiết. Chúng không còn là món đồ xa xỉ dành riêng cho tập đoàn lớn. Ngay cả đội nhóm nhỏ cũng có thể chọn vài thiết bị phù hợp để bắt đầu, rồi mở rộng dần theo nhu cầu thực tế.
Một số thiết bị thông minh đáng cân nhắc
Khi mới bắt đầu số hóa, nhiều doanh nghiệp có xu hướng mua dàn trải. Có nơi trang bị màn hình, camera và thiết bị lưu trữ cùng lúc. Nhưng không thiết bị nào thật sự giải quyết được vấn đề cấp thiết nhất. Vì thế, trước khi đặt hàng, chúng tôi thường khuyên khách hàng xác định rõ thứ tự ưu tiên. Thứ tự này nên dựa trên tần suất sử dụng thực tế, chứ không phải cảm giác hiện đại của sản phẩm.
Nhóm đầu tiên chúng tôi hay đề xuất là thiết bị họp trực tuyến và màn hình tương tác. Lý do khá thực tế. Hầu hết doanh nghiệp đều có họp nội bộ và họp với đối tác bên ngoài. Một cuộc họp kém chất lượng thường làm mất thời gian của cả nhóm, từ việc chỉnh âm thanh đến chờ người tham dự từ xa vào phòng. Hệ thống họp ổn định kết hợp màn hình tương tác sẽ giúp cuộc họp gọn gàng hơn đáng kể.
Người trình bày có thể ghi chú ngay trên mặt màn hình, còn người tham dự từ xa vẫn theo kịp nội dung. Đây là điểm khác biệt rõ rệt so với việc chỉ dùng một chiếc laptop và máy chiếu cũ.
Hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu thông minh
Nhóm thứ hai là hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Đây là khoản đầu tư ít được chú ý lúc ban đầu nhưng về lâu dài lại tiết kiệm rất nhiều thời gian. Một kho dữ liệu dùng chung dạng đám mây cho phép nhân viên truy cập và chia sẻ tài liệu từ laptop, điện thoại hay máy tính tại nhà.
Đồng thời, doanh nghiệp vẫn giữ được quyền kiểm soát truy cập. Nhờ vậy, công việc không bị đứt quãng khi ai đó đang di chuyển hoặc làm việc từ xa. Quan trọng hơn, tài liệu luôn nằm ở một nơi duy nhất, không còn cảnh mỗi người giữ một bản khác nhau.
Chúng tôi từng gặp một đội kế toán mất gần nửa buổi chỉ để tìm lại một file đối chiếu. File này nằm trên máy của đồng nghiệp đang nghỉ phép. Sau khi chuyển sang kho dữ liệu dùng chung có phân quyền rõ ràng, việc tìm một tài liệu như vậy chỉ còn mất vài phút. Điều họ thấy rõ nhất không phải là tốc độ, mà là cảm giác yên tâm khi biết tài liệu luôn ở đúng một chỗ.
| Nhóm thiết bị | Lợi ích mang lại |
|---|---|
| Thiết bị họp trực tuyến, màn hình tương tác | Cuộc họp gọn gàng, chuyên nghiệp hơn và đỡ tốn thời gian chuẩn bị |
| Hệ thống lưu trữ, chia sẻ dữ liệu | Làm việc liền mạch dù nhân viên đang ở văn phòng hay ở xa |
Tham khảo tư vấn mua sắm thiết bị, sản phẩm thông minh phù hợp ngân sách
Trước khi chốt bất kỳ thiết bị nào, chúng tôi luôn kiểm tra khả năng tích hợp với hệ thống đang dùng. Có một doanh nghiệp từng mua màn hình tương tác khá đắt tiền. Khi về đến nơi mới phát hiện phần mềm họp hiện tại không hỗ trợ thiết bị đó. Chọn sản phẩm dễ kết nối với hạ tầng sẵn có giúp tiết kiệm đáng kể cả chi phí lẫn thời gian triển khai. Nếu doanh nghiệp đang tính mở rộng không gian làm việc, bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm mở rộng văn phòng công nghệ mà chúng tôi đã chia sẻ trước đó.
Bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật quan trọng không kém giá mua. Một thiết bị giá rẻ nhưng không có người hỗ trợ khi gặp lỗi có thể khiến cả phòng họp phải dừng lại. Khi cân nhắc, bạn nên hỏi rõ thời gian phản hồi, hình thức hỗ trợ từ xa hay tại chỗ, và chính sách đổi trả. Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận IT riêng, thuê ngoài là lựa chọn hợp lý. Bạn có thể xem qua cách đánh giá và lựa chọn dịch vụ uy tín khi thuê IT mà chúng tôi đã tổng hợp.
Chuẩn bị hạ tầng mạng đủ mạnh trước khi triển khai
Đây là bước nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua. Phần lớn thiết bị thông minh đều cần kết nối internet ổn định. Nếu mạng nội bộ chập chờn, camera họp sẽ giật hình. Màn hình tương tác cũng khó đồng bộ nội dung, và nhân viên sẽ nhanh chóng quay lại cách làm cũ.
Trước khi mua, hãy kiểm tra băng thông, vị trí đặt thiết bị phát Wi-Fi và khả năng chịu tải khi nhiều thiết bị cùng hoạt động. Một bài kiểm tra đơn giản vào giờ cao điểm thường cho thấy nhiều điều mà bảng thông số không nói ra.
Ngoài ra, nền tảng web và hạ tầng phía sau cũng ảnh hưởng trực tiếp đến cách các thiết bị phối hợp với nhau. Vì vậy, bạn nên đọc thêm cách chuẩn bị hạ tầng web sẵn sàng cho chuyển đổi số để có cái nhìn tổng thể hơn trước khi đầu tư.
Thu thập ý kiến nhân viên trước khi đầu tư lớn
Người dùng hằng ngày là người hiểu rõ nhất thiết bị nào thực sự cần thiết. Trước một đợt đầu tư lớn, chúng tôi thường đề nghị doanh nghiệp làm một khảo sát ngắn trong nội bộ. Chỉ cần vài câu hỏi về những khó khăn nhân viên đang gặp trong công việc hàng ngày là đủ.
Có những đội ngũ ban đầu kỳ vọng được trang bị màn hình thật lớn. Nhưng khi hỏi kỹ hơn, điều họ cần lại là một chiếc micro và camera tốt để họp từ xa. Nhờ khảo sát, doanh nghiệp tránh được việc mua những thứ hiện đại nhưng ít được sử dụng.
Cân nhắc thuê thay vì mua đứt với thiết bị thay đổi nhanh
Với các thiết bị cập nhật nhanh như màn hình tương tác hay hệ thống họp trực tuyến, mua đứt không phải lúc nào cũng là lựa chọn tối ưu. Phiên bản mới ra đời khá nhanh. Một khoản chi lớn ngay từ đầu có thể lỗi thời chỉ sau một thời gian ngắn.
Hình thức thuê theo gói dịch vụ cho phép doanh nghiệp làm mới thiết bị đều đặn. Cách này đặc biệt phù hợp khi ngân sách chưa đủ để đầu tư một lần quá lớn. Tất nhiên, bạn cần so sánh tổng chi phí thuê trong vài năm với giá mua đứt để biết phương án nào thực sự hợp lý với doanh nghiệp mình.
Kết luận
Đầu tư đúng thiết bị giúp công việc hiệu quả hơn. Nó cũng tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác và hỗ trợ việc giữ chân nhân sự trong bối cảnh cạnh tranh nhân lực ngày càng gay gắt. Điều chúng tôi luôn nhắc khách hàng là đừng mua theo xu hướng khi chưa rõ nhu cầu thực tế. Hãy bắt đầu từ việc đội ngũ đang vướng mắc ở đâu, rồi mới chọn thiết bị phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp.