Nhập hàng chính ngạch Trung Quốc không chỉ là chuyện thủ tục. Tuần trước, một chủ shop tai nghe gửi cho chúng tôi cả một thư mục ảnh hóa đơn lộn xộn. Anh nhập lô đầu theo đường tiểu ngạch, bán được vài trăm chiếc thì mới nhận ra mình không thể xuất hóa đơn đỏ cho khách doanh nghiệp. Khi cả đội ngồi lại lọc từng dòng dữ liệu, chúng tôi thấy vấn đề không nằm ở việc tìm nguồn hàng. Nó nằm ở cách ghi chép. Thực chất, nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc là một bài toán dữ liệu. Người làm công nghệ như bạn có lợi thế lớn để xử lý nó gọn gàng hơn nhiều người khác.
Vì sao shop nhỏ hay vấp khi nhập lô đầu
Nhiều shop nhỏ nhập tai nghe, sạc, cáp và phụ kiện theo lô lớn để lấy giá tốt. Cách này nghe rất hợp lý. Tuy nhiên, lô hàng thường đi qua nhiều trung gian. Mỗi người ghi chép một kiểu. Đến lúc cần chứng minh nguồn gốc, bạn thường không còn gì chắc chắn trong tay.
Một ví dụ minh hoạ thường gặp: shop nhập số lượng lớn sạc nhanh mà không giữ hóa đơn rõ ràng. Khi khách doanh nghiệp yêu cầu xuất hóa đơn, việc gom lại giấy tờ có thể mất nhiều ngày. Bài học đơn giản: thứ bạn không ghi lại ngay từ đầu thì sau này rất khó tìm lại đầy đủ.
Hàng tiểu ngạch hay vướng thủ tục khi bán rộng vì nó không được ghi nhận như một giao dịch thương mại trọn vẹn. Muốn bán cho doanh nghiệp, bạn cần chứng từ đứng tên đúng đơn vị và khớp đúng số lượng. Thiếu một trong hai, khách doanh nghiệp sẽ không nhận hàng.
Chính ngạch và tiểu ngạch khác nhau ở đâu
Nói ngắn gọn, nhập chính ngạch là đi qua đường có khai báo đầy đủ với hải quan, kèm hợp đồng và chứng từ thương mại. Tiểu ngạch thì đi qua các lối ít hoặc không khai báo. Khoảng cách này quyết định lô hàng có đi tiếp được hay không.
Khác biệt lớn nhất nằm ở ba mắt xích: chứng từ, hợp đồng và khai báo hải quan. Thiếu một mắt xích, lô hàng dễ bị giữ lại. Hợp đồng cần ghi rõ bên bán, bên mua, mã hàng và điều khoản thanh toán. Hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói phải khớp với tờ khai. Tờ khai phải do đơn vị có tư cách pháp nhân thực hiện.
Chuyện bảo hành cũng liên quan trực tiếp. Sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng thì đơn vị bảo hành mới sẵn sàng tiếp nhận. Hàng không có giấy tờ thường bị từ chối bảo hành, và uy tín shop cũng vì thế mà giảm dần.
Chuẩn hóa dữ liệu nhà cung cấp bằng bảng tính
Đây là việc nên làm sớm nhất. Một bảng tính đơn giản là đủ để theo dõi nhà cung cấp, không cần phần mềm đắt tiền. Với người làm công nghệ, bạn có thể dựng nó chỉ trong vài phút.
Bảng nên có các cột: tên nhà cung cấp, mã hàng, MOQ (số lượng đặt tối thiểu), thời gian sản xuất, điều khoản thanh toán và đơn giá đã gồm hay chưa gồm vận chuyển. Mỗi dòng là một báo giá cụ thể, ghi rõ ngày tháng để đối chiếu sau này. Đừng bỏ cột ngày, vì báo giá cũ rất dễ bị hiểu nhầm là báo giá hiện hành.
Khi có hai báo giá từ hai nơi khác nhau, bạn đối chiếu ngay trên bảng. Giá thấp hơn chưa chắc đã rẻ hơn, vì MOQ cao hoặc thời gian chờ lâu có thể khiến vốn bị kẹt.
Quy trình nhập hàng qua đơn vị trung gian
Đa số người mới không tự làm mọi thứ từ đầu. Họ đi qua một đơn vị trung gian, và cách này hợp lý, miễn là bạn hiểu từng bước đang diễn ra.
- Tìm nguồn và xác nhận nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn.
- Ký hợp đồng và đặt cọc theo điều khoản đã thống nhất.
- Theo dõi sản xuất, yêu cầu ảnh hoặc video kiểm tra trước khi đóng gói.
- Làm thủ tục khai báo, nhận chứng từ và vận chuyển về kho.
- Đối chiếu số lượng thực nhận với tờ khai trước khi nhập kho bán.
Nếu muốn tìm hiểu từng công đoạn kỹ hơn, bạn có thể xem quy trình nhập hàng chính ngạch do đơn vị chuyên mảng này chia sẻ. Khi cân nhắc chọn đơn vị trung gian, bạn cũng nên đọc bài nhập hàng Trung Quốc tại FChina có uy tín không để có thêm góc nhìn so sánh. Nếu muốn hiểu sâu hơn về khác biệt giữa hai hình thức xuất nhập khẩu, hãy đọc thêm phân biệt xuất khẩu tiểu ngạch và chính ngạch.
Kiểm tra chất lượng thiết bị điện tử trước khi xuất kho
Lỗi của thiết bị điện tử thường không lộ ra ngay. Một viên pin phồng hay một chiếc sạc nóng bất thường có thể chỉ xuất hiện sau vài tuần sử dụng. Vì vậy, kiểm tra trước khi xuất kho là bước đáng đầu tư thời gian nhất trong cả chuỗi.
Bạn có thể lấy mẫu ngẫu nhiên, cho sạc hoạt động liên tục một thời gian, đo điện áp đầu ra và đối chiếu ký hiệu chứng nhận in trên vỏ. Các chứng nhận như CE hay RoHS nên được kiểm tra thực tế, không chỉ tin vào lời người bán. Tem in trên sản phẩm thật khó giả hơn nhiều so với tấm ảnh chứng nhận.
Quan trọng không kém là lưu bằng chứng. Ảnh và video kiểm hàng, đặt tên theo mã lô và ngày, sẽ là căn cứ khi xảy ra tranh chấp.
Theo dõi lô hàng bằng công cụ số
Một lô hàng đi từ xưởng về kho có thể qua năm, sáu điểm dừng. Nếu không ghi lại, bạn sẽ không biết nó đang kẹt ở đâu cho đến khi khách hỏi.
Cách đơn giản nhất là gắn mã vận đơn vào từng dòng trong bảng tính và cập nhật trạng thái mỗi khi có thông tin mới. Nếu có điều kiện, bạn nên đặt cảnh báo khi lô hàng quá hạn so với dự kiến. Việc này chỉ cần vài công thức đơn giản, nhưng giúp bạn xử lý sự cố từ sớm.
Tính giá vốn thực tế cho từng mã hàng
Giá vốn không đơn thuần là giá mua. Bạn phải cộng thuế nhập khẩu, phí vận chuyển và chênh lệch tỷ giá nếu thanh toán bằng nhân dân tệ. Quên một khoản là lợi nhuận bị thổi phồng.
Ví dụ minh hoạ (giả định): một mã sạc nhanh giá mua 40.000 đồng mỗi chiếc. Nếu phí vận chuyển và thủ tục chia đều khoảng 6.000 đồng mỗi chiếc, cộng thêm thuế và tỷ giá, giá vốn thực có thể cao hơn đáng kể so với báo giá ban đầu. Con số thực tế mới là căn cứ để đặt giá bán.
Bạn nên tính lại giá vốn cho mỗi lô, vì tỷ giá và phí vận chuyển thay đổi thường xuyên. Một bảng tính có công thức tự cập nhật sẽ giúp việc này nhanh hơn.
Những sai lầm người mới hay mắc phải
Sai lầm phổ biến nhất là chọn nhà cung cấp chỉ vì giá thấp. Giá rẻ nhưng không xuất được hóa đơn, hoặc hàng về có lỗi mà không đổi trả được, thì rẻ cũng hóa đắt.
Sai lầm thứ hai là bỏ qua điều khoản đổi trả. Nhiều người chỉ đọc giá và thời gian giao hàng. Đến khi cần đổi mới biết không có điều khoản nào bảo vệ mình. Nếu bạn đang phân vân về các rủi ro khác, hãy tham khảo thêm những rủi ro khi order hàng Trung Quốc về Việt Nam.
Hãy đọc kỹ hợp đồng và hỏi rõ mọi thứ trước khi đặt cọc.
Câu hỏi thường gặp
Vốn bao nhiêu thì nên đi chính ngạch?
Không có con số cố định. Tuy nhiên, nếu bạn định bán cho doanh nghiệp hoặc muốn xây thương hiệu lâu dài, nên đi chính ngạch ngay từ lô đầu. Với lô quá nhỏ, chi phí thủ tục có thể chiếm tỷ trọng cao, nên hãy tính trước xem có đáng không.
Chính ngạch có luôn đắt hơn tiểu ngạch không?
Thường chi phí ban đầu cao hơn vì có thêm thủ tục và phí. Nhưng nếu tính cả rủi ro hàng bị giữ, khó bảo hành và mất khách doanh nghiệp, chênh lệch thực tế không lớn như nhiều người nghĩ. Điều quan trọng là đưa đủ mọi khoản vào giá vốn ngay từ đầu.
Cần chuẩn bị giấy tờ gì cho lô đầu tiên?
Bạn cần hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và giấy tờ về tư cách pháp nhân của đơn vị nhập khẩu. Thủ tục cụ thể có thể thay đổi theo quy định hiện hành, nên hãy xác nhận lại với đơn vị làm thủ tục trước khi đặt hàng.
Nếu bạn đang chuẩn bị lô hàng đầu tiên và chưa chắc nên bắt đầu từ đâu, cứ nhắn cho chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng cùng bạn rà lại bảng dữ liệu nhà cung cấp và kế hoạch giá vốn trước khi xuống tiền.