Vì Sao Nhiều Doanh Nghiệp Nhỏ Chọn Thuê Ngoài Thay Vì Tự Xây Đội IT
Đánh giá và lựa chọn dịch vụ uy tín luôn là bước đầu tiên chúng tôi khuyên bạn thực hiện. Bước này cần làm trước khi ký bất kỳ hợp đồng IT nào. Cách đây không lâu, đội ngũ chúng tôi tư vấn cho một chủ shop thương mại điện tử. Anh định tuyển hẳn nhân viên IT toàn thời gian để lo website và hệ thống quản lý đơn hàng. Sau khi tính lại chi phí lương, bảo hiểm và máy móc, anh quyết định chuyển sang thuê ngoài. Vài tháng sau, anh chia sẻ rằng ngân sách vận hành công nghệ mỗi tháng giảm rõ rệt so với dự tính ban đầu.
Câu chuyện này không phải cá biệt. Nhiều doanh nghiệp nhỏ mà bên mình từng làm việc cùng đều đi đến quyết định tương tự. Xây dựng đội ngũ IT nội bộ đòi hỏi khoản đầu tư không nhỏ. Khoản này gồm lương cơ bản, bảo hiểm, đào tạo và trang thiết bị làm việc. Trong khi đó, nhu cầu công nghệ thực tế của doanh nghiệp nhỏ thường không nhiều. Có khi chỉ gói gọn trong vài giờ hỗ trợ mỗi tuần.
Sự linh hoạt cũng là điểm cộng lớn mà đội ngũ nội bộ khó lòng theo kịp. Khi cần triển khai dự án lớn, chẳng hạn nâng cấp toàn bộ hệ thống website, đơn vị thuê ngoài có thể huy động thêm nhân sự. Việc này diễn ra trong thời gian ngắn, không mất công tuyển dụng. Đến khi nhu cầu giảm xuống, doanh nghiệp cũng không phải gánh chi phí duy trì đội ngũ dư thừa. Nếu bạn đang phân vân giữa tự xây hạ tầng hay thuê ngoài toàn bộ, chúng tôi có một bài viết đáng tham khảo. Đó là bài về cách chọn hạ tầng phù hợp khi triển khai giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp. Bài viết sẽ giúp bạn có góc nhìn đầy đủ hơn trước khi quyết định.
Những Rủi Ro Thường Gặp Khi Chọn Nhầm Đơn Vị IT
Không phải đơn vị thuê ngoài nào cũng đáng tin như lời quảng cáo trên website của họ. Chúng tôi từng nghe nhiều khách hàng than phiền vì hệ thống gặp sự cố mà gọi mãi không ai phản hồi. Có trường hợp website lỗi ngay giữa đợt khuyến mãi lớn. Đơn vị IT thuê ngoài mất gần một ngày mới cử người xử lý. Thời gian gián đoạn đó đủ để khách hàng bỏ giỏ hàng và chuyển sang mua ở nơi khác.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng cũng là câu chuyện chúng tôi gặp khá thường xuyên. Một số đơn vị chào giá rất thấp ở giai đoạn đầu để dễ ký hợp đồng. Sau đó họ liên tục báo thêm phí cho những hạng mục đáng lẽ phải liệt kê rõ ngay từ đầu. Có doanh nghiệp chúng tôi từng hỗ trợ rà lại hợp đồng. Kết quả cho thấy tổng chi phí thực tế sau ba tháng cao hơn gần gấp đôi con số ban đầu.
Năng lực chuyên môn không đồng đều cũng là rủi ro ít người để ý. Có đơn vị chỉ giỏi ở mảng cài đặt cơ bản. Nhưng họ lại nhận luôn những hạng mục phức tạp như bảo mật hệ thống hay tối ưu hạ tầng. Sự cố vì thế cứ lặp đi lặp lại. Xử lý xong chỗ này lại phát sinh vấn đề ở chỗ khác. Doanh nghiệp dần mất niềm tin và phải tìm đối tác mới giữa chừng. Điều này càng đáng lo với những doanh nghiệp đã đầu tư nhiều công sức xây dựng website. Một sơ suất kỹ thuật nhỏ cũng ảnh hưởng tới toàn bộ trải nghiệm người dùng.
Đánh Giá Và Lựa Chọn Dịch Vụ Uy Tín Bắt Đầu Từ Đâu
Đánh giá và lựa chọn dịch vụ uy tín không phải là việc đọc vài dòng nhận xét trên mạng rồi quyết định ngay. Chúng tôi thường khuyên khách hàng dành ít nhất một, hai tuần tìm hiểu kỹ trước khi ký hợp đồng dài hạn. Khoảng thời gian này không hề lãng phí. Nó giúp bạn tránh những rủi ro tốn kém hơn rất nhiều về sau.
Bên mình luôn khuyên khách hàng yêu cầu đơn vị cung cấp chia sẻ case study cụ thể. Nếu có thể, hãy xin thêm thông tin liên hệ khách hàng cũ. Một đối tác thực sự có năng lực thường không ngần ngại cho bạn xem những dự án họ đã triển khai. Họ sẵn sàng giải thích đã xử lý vấn đề gì và kết quả ra sao. Đơn vị thiếu kinh nghiệm thường trả lời chung chung, né tránh câu hỏi cụ thể. Đôi khi họ chỉ đưa ra vài lời khen có sẵn trên website.
Cách đơn vị đó phản hồi trong giai đoạn tư vấn ban đầu cũng đáng chú ý. Nếu ngay từ lúc chưa ký hợp đồng mà họ trả lời chậm, thiếu chi tiết, đó là dấu hiệu đáng lo. Họ có thể đang lảng tránh câu hỏi về quy trình xử lý sự cố. Tình trạng này rất có thể sẽ còn tệ hơn sau khi ký hợp đồng. Chúng tôi từng khuyên một khách hàng dừng đàm phán ngay ở bước đầu. Lý do chỉ vì đơn vị đó mất ba ngày mới trả lời một câu hỏi kỹ thuật đơn giản.
Phạm Vi Công Việc Và Hợp Đồng Cần Rõ Ràng Từ Đầu
Phạm vi công việc rõ ràng trong hợp đồng là yếu tố then chốt. Đây là điều quan trọng bên cạnh năng lực xử lý sự cố. Bạn nên yêu cầu đơn vị liệt kê cụ thể hạng mục nào nằm trong gói dịch vụ. Hạng mục nào tính phí riêng, thời gian phản hồi cam kết là bao lâu, cũng cần ghi rõ. Bạn có thể chưa hình dung rõ đội ngũ IT thuê ngoài nên đảm nhận công việc gì. Nhất là sau khi website đã hoạt động ổn định. Nếu vậy, chúng tôi có một bài viết đáng tham khảo. Đó là những kiến thức cơ bản về vận hành website sau khi ra mắt mà chúng tôi từng tổng hợp. Bạn có thể đối chiếu nội dung đó với những gì đối tác đang chào mời.
Một vài dấu hiệu nhỏ nhưng đáng lưu ý khác mà chúng tôi thường nhắc khách hàng:
- Đơn vị có đội ngũ cố định hay chỉ hợp tác với freelancer thời vụ, điều này ảnh hưởng đến sự ổn định lâu dài của dịch vụ.
- Chính sách bảo mật dữ liệu khách hàng được quy định rõ trong hợp đồng hay chỉ nói miệng.
Sau khi đã chọn được đơn vị ưng ý, đừng vội thở phào và giao khoán hoàn toàn. Chúng tôi luôn khuyên khách hàng duy trì việc theo dõi định kỳ trong ít nhất ba tháng đầu. Hãy xem đơn vị đó có thực hiện đúng những gì đã cam kết hay không. Giai đoạn đầu hợp tác thường bộc lộ rõ nhất sự khác biệt giữa lời hứa trên hợp đồng và năng lực thực tế.
Vai Trò Của Thỏa Thuận Mức Dịch Vụ Trong Hợp Đồng Thuê Ngoài IT
Nhiều doanh nghiệp nhỏ khi ký hợp đồng IT thường bỏ qua phần thỏa thuận mức dịch vụ, hay còn gọi là SLA. Họ nghĩ đây chỉ là thủ tục hình thức. Nhưng đây lại là phần quyết định bạn có được hỗ trợ kịp thời khi sự cố xảy ra hay không. SLA cần ghi rõ thời gian phản hồi tối đa. SLA cũng cần nêu thời gian khắc phục sự cố theo từng mức độ nghiêm trọng. Ngoài ra, hợp đồng nên ghi rõ hình thức bồi thường nếu đơn vị không đáp ứng đúng cam kết.
Chúng tôi từng chứng kiến một doanh nghiệp ký hợp đồng IT nhưng không có điều khoản SLA cụ thể. Khi website gặp sự cố vào cuối tuần, phải mất gần hai ngày mới có người xử lý. Hợp đồng khi đó chỉ ghi chung chung là hỗ trợ trong giờ hành chính. Nếu ngay từ đầu doanh nghiệp yêu cầu làm rõ điều khoản này, tình huống có lẽ đã khác. Với những doanh nghiệp đang mở rộng quy mô văn phòng hoặc hạ tầng công nghệ, SLA rõ ràng càng trở nên cần thiết. Nó giúp tránh gián đoạn ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động vận hành.
Bài Toán Ngân Sách Dài Hạn Khi Thuê Ngoài IT
Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhìn vào con số báo giá hàng tháng mà quên tính tổng chi phí trong cả năm. Một gói dịch vụ rẻ nhưng thiếu ổn định có thể khiến bạn tốn thêm tiền thuê đơn vị khác xử lý hậu quả. Cộng thêm thiệt hại doanh thu trong thời gian hệ thống gián đoạn, con số thực tế thường cao hơn nhiều. Một gói giá cao hơn một chút nhưng đi kèm cam kết rõ ràng thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn về lâu dài.
Đội ngũ chúng tôi từng gặp một trường hợp khá điển hình. Khách hàng chọn gói IT giá rẻ nhất trong ba báo giá nhận được, chỉ vì muốn cắt giảm chi phí ngay lập tức. Sáu tháng sau, hệ thống gặp sự cố bảo mật nghiêm trọng. Doanh nghiệp phải thuê thêm một đơn vị khác vào xử lý khẩn cấp. Chi phí lần này cao gấp nhiều lần khoản tiền tiết kiệm được ban đầu. Bài học rút ra là chi phí thấp nhất chưa chắc đã là lựa chọn tiết kiệm nhất.
Ngân sách công nghệ có thể đang là bài toán khiến bạn đau đầu. Nếu vậy, nhìn vào bức tranh chi phí vận hành tổng thể sẽ giúp ích nhiều hơn. Điều đó có ích hơn là chỉ so sánh giá dịch vụ IT đơn lẻ. Chúng tôi có tổng hợp một số gợi ý trong bài cách cắt giảm chi phí kinh doanh hiệu quả. Trong bài đó, dịch vụ công nghệ chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ ngân sách vận hành. Doanh nghiệp cần cân đối tất cả các khoản này với nhau.
Lời Kết
Chọn đúng đơn vị đồng hành lâu dài về công nghệ chưa bao giờ là quyết định nên vội vàng. Với chúng tôi, mỗi lần tư vấn khách hàng, câu hỏi đầu tiên luôn là họ đã dành đủ thời gian tìm hiểu đối tác hay chưa. Mức giá được chào không phải là điều chúng tôi quan tâm trước tiên.
Nếu bạn đang cân nhắc thuê ngoài dịch vụ IT, hãy dành thời gian trò chuyện trực tiếp với vài đơn vị khác nhau. Nên gặp ít nhất hai, ba nơi trước khi quyết định. Đồng thời, hãy yêu cầu họ giải thích rõ từng điều khoản trong hợp đồng thay vì chỉ đọc lướt qua. Sự cẩn trọng ở bước đầu tiên này thường giúp bạn tránh được nhiều rắc rối về sau. Nó cũng giúp tránh những chi phí phát sinh không đáng có, đồng thời tạo nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác ổn định lâu dài. Bạn cũng có thể ghé thăm chuyên mục tin tức công nghệ của chúng tôi để cập nhật thêm kinh nghiệm thực tế. Ở đó có nhiều thông tin hữu ích trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng.