Một trong những bài toán khó khiến các doanh nghiệp luôn đau đầu chắc hẳn là chi phí. Để quản lý chi phí hiệu quả, cắt giảm chi phí được xem là cách hợp lý. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí ra sao để tối ưu hóa được lợi nhuận không phải đơn giản. Bạn có thể cân nhắc 10 cách giúp cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp dưới đây mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
1. Cắt giảm chi phí nhân công trong giai đoạn khó khăn
Mặc dù doanh nghiệp không lựa chọn phương án cắt giảm số lượng nhân viên thì cũng có nhiều cách để cắt giảm chi phí nhân công trong giai đoạn khó khăn.
Bình thường nhân viên làm thêm giờ doanh nghiệp sẽ phải trả lương gấp đôi, thay vì trả lương ngoài giờ, hãy sắp xếp bảng phân bố công việc hợp lý để tránh làm thêm giờ. Một số nhân viên sẽ muốn làm sớm hơn, trong khi đó số khác lại muốn tan làm muộn hơn. Cách này cho phép họ hoàn thành tốt công việc mà không cần tốn thêm chi phí làm thêm giờ.
Bên cạnh đó, hãy khuyến khích nhân viên giảm bớt ngày nghỉ vì lý do cá nhân. Bởi mỗi khi có người nghỉ ốm, doanh nghiệp sẽ phải bố trí nhân viên khác làm thêm giờ hoặc năng suất bị giảm. Dù sao, nhân viên nghỉ ốm hay bận việc cá nhân cũng ảnh hưởng tới công ty.
Một số doanh nghiệp đã thành công khi áp dụng hình thức khen thưởng nhân viên không nghỉ phép sau một quý hay nửa năm. Điều này thúc đẩy nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, khoản chi khen thưởng sẽ kinh tế hơn là chi phí nhân viên nghỉ phép đấy.
2. Tăng chi phí ban đầu cho việc đảm bảo an toàn lao động
Không ít doanh nghiệp còn e ngại việc đầu tư chi phí ban đầu cho việc đảm bảo an toàn lao động bởi sợ tăng chi phí lên. Thực tế ngược lại, việc đảm bảo an toàn lao động sẽ cắt giảm chi phí đang kể cho doanh nghiệp và cũng đáp ứng luật pháp, yêu cầu của Cục An toàn Lao Động. Khi cân nhắc tới tất cả những tổn thất trực tiếp và gián tiếp nếu có tai nạn lao động xảy ra thì nó sẽ bao gồm nhiều chi phí như: thuốc thang, phí bảo hiểm tăng, năng suất lao động giảm vì nhân viên nghỉ, chi phí làm việc thay ca cho nhân viên đó, một số trường hợp bị cơ quan chức trách phạt vi phạm luật lao động, tinh thần lao động suy giảm, công ty mất uy tín….
Vì thế, tăng các biện pháp đảm bảo an toàn lao động ban đầu sẽ cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả!
3. Tập trung vào việc duy trì khách hàng
Nhiều doanh nghiệp thường không để ý tới 80% lợi nhuận mình thu được từ 20% khách hàng cũ. Nhiều công ty dành quá nhiều chi phí cho việc kiếm tìm 80% khách hàng mới nhưng chỉ thu được 20% lợi nhuận. Họ đã lãng quên một điều rằng khách hàng cũ là khách hàng trung thành, sẽ không tốn nhiều tiền để quảng cáo mà vẫn kinh doanh hiệu quả. Vì thế, doanh nghiệp hãy dành chi phí để tập trung phát triển hệ thống khách hàng mới từ những mối quan hệ cũ.
4. Tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất
Bạn có chắc chắn rằng doanh nghiệp mình đang nhận được dịch vụ ưu đãi tốt nhất từ nhà cung cấp? Hãy dành thời gian để tìm hiểu, xác định nhà cung cập uy tín, tìm kiếm những nhà cung ứng tốt hơn, chiết khấu hấp dẫn để tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể.
Đơn giản, bạn mua giấy rẻ hơn 10.000đ mà cùng một chất lượng, một năm doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được bao nhiêu? Nếu tính toán trên mỗi sản phẩm như vậy mà tìm nhà cung cấp tốt hơn, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí hàng năm.
5. Loại bỏ những thủ tục thừa thãi, cắt giảm quy trình chồng chéo
Cuối năm là lúc thuận lợi nhất để các doanh nghiệp kiểm tra lại tất cả những thủ tục cũng như quy trình làm việc để có kế hoạch cắt giảm những công việc thừa thãi, quy trình chồng chéo.
– Bộ máy quản lý của doanh nghiệp có làm cho đội ngũ nhân viên bỏ gấp đôi công sức để giải quyết công việc không?
– Doanh nghiệp có thể giảm hồ sơ hợp đồng hay nhân viên sắp xếp tài liệu không?
– Doanh nghiệp có thể giảm chi phí tài liệu photo, chi phí đầu tư ban đầu lớn khi mua máy photo, thay vì đó nên chọn dịch vụ cho thuê máy photocopy không?
– Doanh nghiệp có thể thống nhất sử dụng một phần mềm thay vì duy trì nhiều phần mềm cho mỗi phòng ban không?
– Quy trình nào thừa thãi nhưng nhân viên vẫn tốn nhiều thời gian để thực hiện không?
– Có giải pháp nào giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn không?
Đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp cần bàn bạc và xem xét cách thức hoạt động để áp dụng kế hoạch tiết kiệm triệt để thời gian và chi phí. Những chi phí tiết kiệm này có thể dùng để tái đầu tư hay đơn giản là chi mục khen thưởng khích lệ nhân viên có thành tích tốt.
6. Các chính sách khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn
Đã có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng chính sách khuyến khích nhân viên cắt giảm chi phí trong dài hạn. Việc làm này thúc đẩy nhân viên tự giác làm việc hiệu quả hơn, hạn chế tai nạn lao động, góp phần đẩy mạnh công việc kinh doanh hiệu quả của toàn bộ máy. Hãy đề xuất những khoản tiết kiệm nếu nhân viên thực hiện được để có mức hậu đãi xứng đáng.
7. Hạn chế tối đa thiệt hại do tài sản, thiết bị hỏng hóc gây ra
Những thiệt hại về tài sản, thiết bị hỏng hóc đều ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh theo 2 cách:
– Thiệt hại về tài sản sẽ khiến việc năng suất bị giảm trong quá trình thiết bị cần được sửa chữa. Tùy vào thiết bị hỏng có ảnh hưởng tới quy trình dây chuyền hoạt động của công ty, làm mất năng suất trong khoảng thời gian dài.
– Thiệt hại tài sản đòi hỏi doanh nghiệp phải chi một khoản sữa chữa.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng các máy móc, thiết bị để có phương án tốt nhất.
8. Giảm chi phí văn phòng
Bạn đã từng xét những khoản chi phí giấy, mực in ấn, thư từ… đây là những thứ có vẻ vụn vặt nhưng thực tế tiêu tốn một khoản khá lớn cho doanh nghiệp.
Với những vấn đề liên quan tới giấy tờ, theo thống kê hàng năm của các doanh nghiệp tiêu hơn 30 triệu đồng cho việc này. Doanh nghiệp nên quán triệt nhân viên không nên in ấn những giấy tờ không cần thiết, các báo cáo nộp qua internet thay vì những giấy tờ rườm rà. Những điều đơn giản này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đáng kể đấy.
9. Luôn theo dõi ngân sách
Một trong những điều quan trọng giúp cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp là luôn phải theo dõi ngân sách của công ty. Hãy theo dõi ngân sách theo đơn vị tháng/ kỳ/nửa năm dựa vào tiêu chuẩn phòng ban, dự án. Trường hợp quá hạn mức ngân sách cần kiểm tra kịp thời và thiết lập giới hạn. Theo dõi ngân sách thường xuyên giúp đưa ra những quyết định đúng để cắt giảm chi phí kinh doanh hợp lý.
10. Sử dụng phần mềm quản lý và thiết kế website
Sự phát triển của công nghệ thông tin mang lại nhiều lợi ích không chi trong đời sống mà kể cả kinh doanh. Tiện ích lớn nhất là tiết kiệm thời gian và tiền bạc để doanh nghiệp tập trung vào công tác đầu tư và phát triển những mảng khác.
Bạn hãy cân nhắc đến sử dụng phần mềm quản lý để tự động hóa toàn bộ quy trình kinh doanh, những việc thủ công trước đây như nhập dữ liệu, lên lịch làm cho nhân viên…. rất dễ bị lỗi, mất thời gian chỉnh sửa.
Mặt khác doanh nghiệp cần đầu tư thiết kế web thương hiệu để theo kịp xu hướng kinh doanh online hiện tại, một website có thể vừa giới thiệu doanh nghiệp, vừa hỗ trợ bán hàng, lại có thể giúp doanh nghiệp triển khai nhiều chiến lược marketing online để tăng doanh thu,… một sự đầu tư thông minh để tiết kiệm nhiều chi phí khác. Hiện tại có nhiều dịch vụ thiết kế web tại Việt Nam, bạn có thể cân nhắc và nên chọn đơn vị thiết kế website uy tín có hỗ trợ về sau tốt nhất.
Trên đây là 10 cách giúp cắt giảm chi phí kinh doanh cho doanh nghiệp. Với mỗi hoạt động tiết kiệm chi phí sẽ giúp công ty tăng lợi nhuận, giảm tác động của khung hoảng tài chính. Cắt giảm chi phí doanh nghiệp hợp lý chính là cách giúp doanh nghiệp vượt qua thời điểm khó khăn và tạo tiềm lực để tăng tốc trong giai đoạn tiếp theo.