Email theo tên miền được nhiều người ví von như một tấm danh thiếp, một bộ trang phục chỉnh tề của người mặc. Đó là cách mà bạn bạn thể hiện bản thân mình và tạo ra ấn tượng đầu tiên trong mắt khách hàng hoặc các đối tác tiềm năng. Khi một doanh nghiệp sử dụng hệ thống email theo tên domain riêng, điều đó cũng đồng nghĩa rằng họ nhận thức được tầm quan trọng của việc tạo dựng niềm tin, thương hiệu và sự chuyên nghiệp trong từng giao dịch.
Email theo tên miền nghĩa là gì? Và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng chúng để tạo vị thế vững chắc trên thị trường? Nếu bạn chưa thể đưa ra câu trả lời cho riêng mình thì hãy để những chia sẻ sau từ chúng tôi giúp bạn làm điều đó!
1.Email theo tên miền nghĩa là gì?
Khái niệm email theo tên miền:
Email theo tên miền, hay còn được gọi là email doanh nghiệp mặc dù có khá nhiều định nghĩa khác nhau, song bạn có thể hiểu nôm na là hình thức email sử dụng đuôi là domain mà công ty đang sở hữu thay thì @gmail.com, @yahoo.com như chúng ta vẫn thường gặp.
Điều này nhằm phục vụ cho việc trao đổi và giao dịch trực tuyến cho các doanh nghiệp. Một email cho doanh nghiệp được đánh giá là thước đo cho sự chuyên nghiệp. Mỗi nhân viên sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp cũng sẽ được xem như người đại diện, bộ mặt của công ty.
Cấu trúc chính của email doanh nghiệp:
Loại email này thường có cấu trúc cơ bản gồm 4 phần chính như sau:
Tên người dùng → Biểu tượng “@” → Tên miền email → Tên miền gốc.
Trong đó:
- Tên người dùng: là những username chính mà chủ doanh nghiệp muốn đặt để dễ dàng phân biệt với những tài khoản con khác.
- Tên miền email: dùng để xác định máy chủ thư chính. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ mail của yahoo, hotmail hay gmail, tên miền sẽ được hiển thị là mail.yahoo hoặc dịch vụ của bên thứ ba. Tuy nhiên đối với email doanh nghiệp, phần domain thường là công ty nơi bạn làm việc hay ISP của bạn.
- Tên miền gốc: đại diện bởi các ký tự cuối cùng trong địa chỉ email. Nếu email có tên miền “.com”, nó chỉ ra rằng đây là một tên miền gốc thương mại. Tương tự, domain “.edu” sẽ đại diện cho các cơ sở giáo dục. Tuy nhiên, yếu tố này không ảnh hưởng gì nhiều đến email doanh nghiệp của bạn.
Ví dụ sử dụng:
bạn@tên miền doanh nghiệp của bạn, thay vì ba[email protected] ([email protected] thay vì [email protected])
Email doanh nghiệp gồm bao nhiêu loại?
Cho đến hiện nay, các email theo domain được phân chia làm hai hình thức riêng biệt:
- Email theo tên miền riêng được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp: hình thức email này sở hữu lượng user khá hạn chế, đồng thời không được hỗ trợ đầy đủ các tính năng, tiện ích cũng như độ tin cậy không cao. Một nguyên do khác khiến đây không phải dạng email chuyên dụng, là vì khả năng xác thực domain không có, dẫn tới tình trạng email rơi vào spam là không tránh khỏi. Tuy nhiên, hiện nay các nhà cung cấp dịch vụ hosting đang ngày càng cải thiện dịch vụ của mình, giúp khách hàng an tâm hơn khi lựa chọn dịch vụ của họ, một số nhà cung cấp hosting uy tín có thể kể đến như: hostingblender, hawkhost, matbao, Host Mona…
- Email theo tên miền riêng được cung cấp trên một hoặc nhiều server riêng: email server nhận được sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp. Đây là hình thức email đã được tích hợp sẵn các chương trình quản lý, có khả năng xác thực domain, mang lại sự uy tín và khả năng vượt qua các bộ lọc spam lên đến 98%.
2.Những lý do vì sao bạn nên sử dụng tên miền doanh nghiệp cho email:
“Liệu đối tác có nhận ra đây là mail gửi từ doanh nghiệp của mình không?”
“Email gửi đi có “trôi tuột” vào mục spam của khách hàng hay không?”
Đó là những trăn trở thường thấy ở các doanh nghiệp startup, chưa sở hữu email theo domain khi có nhu cầu gửi mail đến khách hàng và đối tác của mình. Vậy nên, một loạt những lý do dưới đây sẽ lý giải tại sao bạn nên lựa chọn sử dụng tên miền doanh nghiệp cho email của mình:
Tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy:
Danh thiếp và những cái bắt tay được xem là hành động tiếp thị có giá trị và thúc đẩy niềm tin. Một email theo tên miền cũng cung cấp cho đối tượng mục tiêu nhận email từ bạn cảm giác tương tự. Nói cách khác, đây chính là cái bắt tay trực tuyến, là cơ hội đầu tiên của bạn để truyền tải về sự chuyên nghiệp của mình.
Hãy hình dung khi bạn liên hệ với đối tác, khách hàng của mình bằng một địa chỉ email chung chung, không khớp với tên miền, đầy những dãy số và chữ, thậm chí có phần “trẻ trâu”, hẳn là bạn đã tự đặt mình vào thế bất lợi. Chẳng ai muốn gây ra sự nghi ngờ trong tâm trí khách hàng với những câu hỏi “Email này có phải làm spam?”, “Liệu có virus không?” Vậy nên, một email doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ cho phép khách hàng tập trung hơn vào những gì bạn sắp truyền tải.
Xây dựng thương hiệu tốt hơn:
Gửi email từ một email theo tên miền công ty sẽ giúp bạn đi được chặng đường rất dài trong việc xây dựng, quảng bá thương hiệu. Nó nói lên rằng bạn đang tập trung vào vấn đề kinh doanh giữa bạn với khách hàng của mình, đồng thời cung cấp cho người nhận biết nơi tìm thêm thông tin về bạn. Càng thể hiện bản thân như một doanh nghiệp nghiêm túc, có thương hiệu riêng qua địa chỉ email, khách hàng càng có cơ sở để tin tưởng và lựa chọn bạn như doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của họ.
Nổi bật bản thân giữa cuộc đua:
Hầu hết mọi đối thủ cạnh tranh với bạn sẽ không sử dụng tài khoản email miễn phí, nhưng có thể, một số đối thủ yếu hơn sẽ chọn phương án đó để tiết kiệm chi phí. Việc quyết định sử dụng tên miền doanh nghiệp riêng làm địa chỉ email không chỉ giúp bạn “chạy ngang sức” với những đối thủ mạnh, mà còn tách biệt bạn ra khỏi các đối thủ cạnh tranh nghiệp dư khác.
Khi khách hàng liên tục nhìn thấy tên doanh nghiệp của bạn được phản ánh trong địa chỉ email mỗi khi nhận được tin nhắn bạn gửi cho họ, bạn đã phần nào xây dựng khả năng nhận diện thương hiệu. Điều này tăng khả năng bạn sẽ trở thành doanh nghiệp đầu tiên mà họ nghĩ đến khi có nhu cầu tìm kiếm.
Tối ưu hiệu quả bảo mật trực tuyến:
Khi sử dụng email theo tên miền riêng của doanh nghiệp, không ai có đủ khả năng để hack hoặc treo tài khoản của bạn khi không có lý do chính đáng. Trong khi đó, nhiều nhà cung cấp email miễn phí vẫn thường đối mặt với nguy cơ bị hack “trong vòng một nốt nhạc” vì những nguyên nhân “trời ơi đất hỡi”.
Bởi vì sử dụng hệ thống hosting riêng, khả năng bảo mật hệ thống email của doanh nghiệp sẽ tăng lên đáng kể. Điều này thật sự rất quan trọng với những công ty sở hữu lượng khách hàng lớn, hoặc sử dụng email marketing là công cụ tiếp thị chủ lực. Mặc khác, sử dụng dịch vụ của các nhà cung cấp email hosting cũng khiến bạn yên tâm vì luôn được cam kết hỗ trợ kịp thời.
Riêng tư tuyệt đối:
Khi chọn lựa miền doanh nghiệp và sử dụng nó cho email, bạn đang tạo ra một môi trường kinh doanh riêng. Việc được lưu trữ trên máy chủ của riêng mình sẽ giúp bạn có được môi trường bảo vệ tốt hơn khỏi những kẻ nghe trộm và tin tặc.
Bạn chẳng cần phải bỏ ra số tiền quá lớn để có một tên miền doanh nghiệp, nhưng song song với lý do chính là xây dựng thương hiệu, tính riêng tư tuyệt đối lại là một lợi ích to lớn khác. Có thể thấy, mức chi cho một “danh thiếp” chuyên nghiệp như thế quả là một món “hời” lớn!
Dễ quản lý, quản trị công việc:
Với một email theo tên miền, bạn hoàn toàn có thể theo dõi, quản lý và phân chia công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cụ thể hơn, việc kết hợp giữa việc gửi đi các thư quảng cáo, email marketing sẽ trở nên dễ dàng hơn, giúp chúng đến tay các khách hàng tiềm năng của mình một cách thuận lợi và suôn sẻ.
Song song đó, một loạt tính năng hữu ích như chuyển tiếp mail, tự động trả lời, chống spam, sở hữu dung lượng lưu trữ cực lớn, không giới hạn,… cũng là những đặc điểm ở email doanh nghiệp mà email cá nhân không thể làm tốt được.
3.Làm cách nào để có được email theo tên miền doanh nghiệp?
Bạn đã tham khảo xong nhưng lợi ích có thể thu hoạch được từ một email theo tên miền doanh nghiệp và quyết định đầu tư vào nó?
Sẽ có nhiều hơn một lựa chọn giúp bạn sở hữu tên miền doanh nghiệp, tuy nhiên, phần hơn khách hàng có nhu cầu sẽ lựa chọn giữa công cụ Gmail for Work hoặc Microsoft 365. Các dịch vụ này cung cấp cho bạn email theo tên domain với nhiều tính năng, tiện ích đa dạng.
Các thao tác đăng ký tên miền cũng không quá khó khăn, bạn chỉ việc làm theo lời nhắc trên màn hình để hoàn tất các thiết lập tài khoản email của mình. Tuy nhiên, nếu bạn không thể tự thực hiện điều đó, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn giải pháp đơn giản hơn là truy cập https://mona.media/dang-ky-ten-mien/ để biết chi tiết các thao tác.
4.Kết luận:
Email theo tên miền hoàn toàn có thể được xem như khởi đầu cho mọi thành công, khi nó giúp bạn tạo ra vị thế vững chắc của doanh nghiệp trên thương trường, giúp khách hàng, cộng sự, đối tác nghĩ ngay đến thương hiệu ngay khi nhìn thấy một địa chỉ email đơn giản.
Chúng tôi hy vọng bài viết trên đã có thể cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất. Chúc bạn thành công!